Strategi Mencari Beasiswa di Jepang
Oleh: Danardono Dwi Antono
Mahasiswa Program Doktor di Tokyo University

Lulus SMA, mendapat kesempatan studi ke luar negeri dengan beasiswa yang cukup merupakan impian sejak kecil. Apalagi dengan beasiswa itu kami tidak hanya dapat hidup layak dan mandiri di luar negeri, tapi juga bisa mempunyai kesempatan untuk jalan-jalan, mencicipi teknologi baru dan menambah wawasan lain. Selain juga karena bisa segera hidup mandiri di luar negeri tanpa bergantung pada bantuan keuangan dari orang tua menumbuhkan suatu kebanggaan di hati. Bahkan sebaliknya, banyak dari kami menyisihkan sebagian dari beasiswa, untuk membantu orang tua dan kakak/adik, memberi kesempatan berbakti kepada orang tua, dan berbagi kebahagian dengan anggota keluarga lain.

Menggapai mimpi

Dari kecil, salah satu impian saya adalah sekolah ke luar negeri. Sekolah di negara yang turun salju saat musim dingin tiba, begitulah angan-angan saya dulu. Beruntung sekali saya memiliki orang tua yang walau tidak mampu untuk menyekolahkan anak-anaknya ke luar negeri, namun selalu memompakan semangat dan motivasi untuk belajar yang giat dan menyarankan untuk selalu mencari informasi beasiswa ke luar negeri karena itulah jalan satu-satunya agar saya bisa sekolah di luar negeri. Saat itu biaya kuliah belum semahal sekarang, toh kuliah di PTS misalnya tampaknya memberatkan bagi keluarga kami. Terinsipirasi kisah hidup orang tua yang selalu menceritakan bahwa dulunya dia sudah bisa bekerja sejak lulus SMA, saya pun berniat untuk bisa mandiri sejak lulus SMA. Saat itu lah, saya berpikir singkat mendapat beasiswa full untuk kuliah di luar negeri adalah jalan singkat merealisasi niat dan impian saya tersebut.

Saya percaya bahwa mimpi tidak akan datang sendiri namun harus diperjuangkan. Usaha untuk meraihnya perlu diniati dan disungguhi. Masuk SMA, saya mulai buka mata pasang telinga. Rajin bertanya-tanya ke guru-guru di SMA, mencari-cari info di surat kabar dimana saat itu internet belum ada. Tentunya akan sangat berguna jika kita mencari informasi beasiswa mulai dari 2 tahun sebelum lulus SMA. Minimal kita tahu keberadaan program beasiswa itu yang pada saatnya setelah lulus SMA kita tahu kepada siapa kita harus mencari tahu informasi beasiswa tersebut. Tinggal di Jakarta, saat kelas 3 SMA, saya bahkan kadang datang atau menelpon ke Kedutaan Besar / Pusat Kebudayaan Asing untuk sekedar bertanya apakah ada beasiswa yang tersedia untuk lulusan SMA. Dengan adanya internet, mencari informasi beasiswa untuk pelajar SMA sekarang terutama yang tinggal di luar Jakarta tampaknya sudah tidak sesulit dulu.

Satu hal yang saya sayangkan, bahwa angan-angan untuk kuliah di luar negeri tidak mendominasi di hati-hati teman-teman SMA saya saat itu. Beberapa di antaranya bahkan sudah enggan saat saya ajak untuk mencari informasi beasiswa. Belakangan hari, saat saya ikut seleksi suatu beasiswa, saya juga tidak merasa bahwa finalis-finalis yang ada saat itu benar-benar sungguh-sungguh ingin bisa kuliah di luar negeri. Namun sebaliknya saya juga salut dengan alumni-alumni dari sebuah SMA yang sangat bersemangat bersama-sama mencari informasi-informasi tawaran-tawaran beasiswa yang ada.

Mendapat beasiswa

Lulus SMA, saya mendapat beasiswa full dari Mitsui Bussan, sebuah perusahaan Jepang, untuk studi Bahasa Jepang dan kuliah S1 di Jepang. Yang saya maksud dengan beasiswa penuh adalah beasiswa yang terdiri dari gaji bulanan (monthly allowance) dan biaya kuliah, karena ada beasiswa lain yang hanya memberikan gaji bulanan saja. Dalam sistem seleksinya, Mitsui Bussan bekerja sama dengan Dikdasmen dan eksklusif untuk SMA yang ditunjuk Dikdasmen. Hal ini dilakukan untuk penghematan biaya pelaksanaan, karena hanya 2-3 pelajar yang akan terpilih untuk menjadi penerima beasiswa ini.

Walau sayangnya program beasiswa Mitsui Bussan berhenti mulai tahun ini, namun di sini saya tuliskan tahap-tahap penyeleksian yang mungkin berguna untuk kesempatan lain. Materi seleksi pertama adalah ujian tulis Matematika dan Bahasa Inggris. Dari seleksi pertama terpilih sekitar 12-16 orang yang berhak ikut ujian kedua berupa tes kesehatan, psikologi, maupun wawancara. Persiapan untuk wawancara begitu penting, karena ini lah yang paling menentukan. Nilai terbaik menjadi tidak berarti kalau anda dianggap sebagai orang yang tidak komunikatif dan emosional.

Kondisi sepuluh tahun lalu mungkin berbeda dengan sekarang. Namun saat itu tawaran beasiswa ke luar negeri yang tersedia untuk lulusan SMA adalah ke Jepang untuk banyak bidang, dan Belanda untuk bidang ekonomi. Belakangan ada tawaran beasiswa dari Singapura, namun tidak beasiswa full dan informasinya tidak tersebar luas. Beasiswa ke Jepang sendiri terutama dari Monbukagakusho melalui Kedutaan Besar menyediakan beberapa jenis beasiswa untuk lulusan SMA dan untuk lulusan S1. (Lebih lengkapnya lihat http://www.id.emb-japan.go.jp/scholarship.html) untuk jelasnya.

Dua hal yang perlu saya tekankan di sini, pertama adalah sangat sulitnya untuk lulus Program S-1 untuk kedokteran umum dan kedokteran gigi sehingga dianjurkan untuk memilih jurusan lain bagi yang berminat dengan kedua jurusan itu. Kedua adalah, saya pribadi tetap menganjurkan untuk mengambil program D-3 walau di Indonesia sudah diterima di PTN-PTN ternama, karena setelah lulus D-3 kesempatan untuk mendapatkan degree bisa diperoleh dengan melanjutkan kuliah selama 2 tahun ke Universitas (langsung tingkat 3). Apalagi kalau mengingat begitu mahalnya biaya kuliah di Indonesia. Sebagai referensi, uang masuk di universitas negeri di Jepang, sekitar 300.000 yen, sementara uang kuliah satu semester 270.000 yen. Dibanding kuliah di luar negeri lain, Amerika maupun Australia, biaya pendidikan di Jepang termasuk murah. Belum lagi ditambah dengan adanya kemungkinan mendapat keringanan uang sekolah di universitas negeri tertentu. Penulis sendiri mendapat kemudahan bebas uang kuliah 100% selama lebih dari 3 tahun.

Untuk beasiswa program Pasca-Sarjanaa selain beasiswa Monbukagakusho jenis G-to-G untuk pegawai negeri sipil dan jenis U-to-U untuk umum, juga ada beasiswa Panasonic untuk program Master http://www.panasonic.co.id/panasonic_scolarship/index.asp.
Beberapa hal yang mungkin menjadi pikiran saat mencari beasiswa untuk kuliah di luar negeri adalah pertama apakah adanya perjanjian seperti ikatan kerja setelah selesai program beasiswa. Beasiswa yang saya sebut di atas, tidak ada yang memiliki ikatan kerja. Untuk beasiswa lain, kalaupun ada perjanjian tertentu, tentunya penerima beasiswa yang sudah lulus SMA maupun orang tuanya sudah cukup dewasa untuk mengerti arti dan tanggung jawab sebuah akad/perjanjian dengan menyatakan kesanggupannya menerima beasiswa tersebut.

Catatan lain adalah tentang jurusan- jurusan di universitas di Jepang, yang tentunya belum tentu sama dengan apa yang ada di Indonesia, juga dengan tingkat kesulitan masing-masing jurusan. Di kampus saya, untuk undergraduate course, Jurusan Fisika di Fakultas Science adalah jurusan yang banyak diminati, dan tempat berkumpulnya mahasiswa pandai yang berminat di bidang Science maupun Engineering. Bisa kita bandingkan dengan jurusan Fisika di fakultas MIPA di universitas-universitas di Indonesia yang kurang diminati. Lulusan Fakultas Science tentunya juga dapat masuk ke bidang-bidang Engineering saat mencari kerja, dan juga sebaliknya. Sehingga kekhawatiran bahwa lulusan Science sulit mencari kerja tentunya tidak terbukti. Apalagi untuk negara seperti Jepang, dimana setiap perusahaan biasanya mempunyai unit Research and Development yang tentunya membutuhkan lulusan dari berbagai jurusan. Terakhir dan terutama mungkin, kekhawatiran untuk memilih Jepang sebagai tempat studi memang beralasan. Tentunya karena kesulitan bahasa Jepang yang menggunakan kanji itu sendiri. Namun untuk masing-masing program beasiswa terutama untuk beasiswa Monbukagakusho, biasanya juga mencakup studi bahasa Jepang yang cukup untuk dapat mengikuti kuliah di universitas.

Tinggal di Jepang

Saya belum pernah tinggal di luar negeri selain Jepang, namun dengan kemampuan berbahasa Jepang yang saya miliki, saya merasakan kehidupan di Jepang begitu menyenangkan. Kekurangan dengan tinggal di Jepang adalah tentunya berkurangnya kesempatan menggunakan bahasa Inggris. Biaya hidup mungkin memang tinggi, tapi selama mendapat beasiswa yang cukup rasanya itu bisa diakomodasi, termasuk di dalamnya uang kuliah yang relatif murah kalau dibanding dengan di negara-negara seperti Amerika, Inggris atau Australia. Kesempatan untuk bekerja paruh waktu pun terbuka lebar. Kalau melihat perjuangan teman-teman dari Cina maupun Korea misalnya, mereka rata-rata tidak mendapatkan beasiswa juga tidak semua datang dari keluarga kaya, toh mereka bisa survive tinggal di Tokyo misalnya. Tidak lain dan tidak bukan, karena mereka berjuang keras untuk itu dengan kerja paruh waktunya bahkan sampai mengorbankan waktu tidurnya. Semangat seperti itu yang mungkin masih kurang di antara kita bangsa Indonesia.

Beasiswa pertama saya habis seiring dengan lulusnya saya dari program S1. Untuk melanjutkan studi tentunya saya membutuhkan beasiswa lain. Mencari beasiswa lain tidak mudah namun tetap kemungkinan itu selalu ada. Walau tergantung universitasnya, namun tawaran beasiswa untuk mahasiswa asing yang berbagai jenis macam dan besarnya tetap ada. Walau sulit tentunya kemungkinan mendapat beasiswa selalu terbuka. Di universitas saya, kebetulan tawaran beasiswa banyak sekali, hanya saja karena di kampus saya banyak sekali mahasiswa asing sehingga biasanya ada seleksi untuk tiap-tiap beasiswa yang memerlukan rekomendasi dari universitas. Sebaliknya di universitas lain, walau tawaran beasiswa sedikit, namun karena jumlah mahasiswa asingnya sedikit, kesempatan mendapatkan beasiswa menjadi besar. Hanya siswa yang lulus seleksi yang akan direkomendasikan universitas untuk bisa mendaftar beasiswa tersebut. Selain melalui jalur kampus, ada juga jenis beasiswa yang bisa diakses oleh setiap mahasiswa asing tanpa melalui kampus, alias daftar langsung. Tentunya untuk memperoleh beasiswa jenis ini pun ada seleksinya. Untuk beasiswa dengan cara mendaftar langsung seperti ini, peran “menjual diri” dalam bahasa Jepang sangat signifikan dalam menulis formulir dan saat seleksi wawancaranya. Beasiswa-beasiswa yang saya sebutkan ini biasanya datang dari perusahaan-perusahaan, dan hampir semua tidak menyaratkan perjanjian khusus setelah program beasiswa berakhir. Selain itu ada beasiswa yang diberikan dari universitas.

Sebagai pengalaman pribadi, saya mendapat beasiswa Epson selama 2 tahun setelah lulus seleksi di kampus dan direkomendasikan universitas. Setelah direkomendasikan universitas, biasanya kemungkinan mendapat beasiswa tersebut menjadi sekitar 90%. Selain itu saya juga sedang mendapat beasiswa Tokyu melalui jalur daftar langsung. Sebagai gambaran saat saya mendaftar beasiswa Tokyu itu perbandingan jumlah siswa yang lulus seleksi dan yang mendaftar adalah 18/950. Program beasiswa lain biasanya hanya menyediakan 10 tempat untuk penerima beasiswa baru setiap tahunnya. Besar beasiswa tiap-tiap program berbeda begitu pula dengan waktu penerimaan beasiswa, ada yang satu tahun ada pula yang dua-tiga tahun.

Penyebaran informasi

Banyak teman-teman yang mengeluhkan tidak menyebarnya informasi-informasi beasiswa terutama untuk lulusan SMA di daerah-daerah menyebabkan penerima beasiswa terutama di masa lalu terpusat untuk pelajar-pelajar di kota besar. Beruntunglah pelajar yang sekolahnya menyediakan informasi-informasi tersebut, namun jelas tidak semua sekolah seperti itu. Berkat internet, penyebaran informasi beasiswa di Indonesia menjadi lebih baik dibanding 10 tahun lalu, yang hanya bisa dibaca melalui pengumuman di surat kabar tertentu seperti Kompas misalnya. Salah satu cara lain, adalah kontribusi penerima beasiswa untuk menyebarkan informasi tersebut ke almamaternya. Cara ini lah yang saya tempuh selama ini sebagai kontribusi saya kepada almamater, mengingat saya juga mendapat beasiswa pertama kali melalui SMA saya itu. Namun sayangnya tidak banyak yang melakukan cara tradisional seperti ini dengan berbagai alasan. Cara lain untuk memperoleh banyak informasi mengenai beasiswa di luar negeri terutama untuk pasca sarjana, adalah melalui mailing list (milist) beasiswa@yahoogroups.com yang memiliki member sampai ribuan banyaknya. Saya yang juga member di mailing list sangat salut terutama kepada moderator-moderator milist ini yang banyak mengshare berbagai informasi beasiswa di situ.

Membaca tulisan-tulisan yang muncul di milist itu, terasa bahwa semangat untuk sekolah di luar negeri bagi banyak orang Indonesia meningkat yang mungkin perlu disimak bagi kita semua yang sudah sukses mendapat beasiswa dan studi di luar negeri agar semangat kita semua untuk belajar keras tidak luntur saat sudah tiba dan belajar di luar negeri walaupun menemui berbagai kesulitan dalam hidup di negara asing. Karena memang hidup di negara asing tidak mudah.

Catatan terakhir saya berikan kepada pencari beasiswa yang berminat sekolah di Jepang. Yaitu jangan biarkan sikap ‘ingin selalu disuapi’ dalam mencari informasi. Dengan adanya internet, informasi-informasi untuk kehidupan di Jepang misalnya tentunya semakin mudah dicari, misalnya melalui situs berikut http://www2.jasso.go.jp/index_e.html atau pengumuman tawaran beasiswa http://www.dikti.org/beasiswa/. Membaca pertanyaan-pertanyaan yang sering muncul di milist PPI-Jepang pun membuat saya perlu menekankan agar pencari beasiswa lebih aktif dan mampu mendefinisikan studi dan minat riset yang diinginkan. Karena kadang ada permohonan bantuan untuk mencarikan contact Professor di bidang TI untuk bisa mendaftar beasiswa Monbukagakusho untuk paska-sarjana misalnya tanpa penjelasan lebih detil tentang bidang riset yang diminati, atau bahkan identitas pribadinya. Orang lain pun tentunya akan sulit dan malas membantu kalau tidak melihat kesungguhan pencari informasi.

Yang terbaik adalah usahakan mencari informasi sendiri melalui internet atau kalau tinggal di Jakarta dan sekitarnya, bisa berkunjung ke Pusat Kebudayaan Jepang misalnya untuk dapat bertanya lebih lanjut untuk studi ke Jepang dan prosedur-prosedurnya. Lalu setelah usaha untuk mencari contact Professor dilakukan namun tidak membuahkan hasil, barulah mencoba bertanya. Namun tentunya jangan terlalu mengharapkan akan datangnya jawaban dengan cepat. Karena tentunya orang lain yang berbeda bidang keahliannya, tidak mampu memberikan saran, belum lagi karena kesibukan orang yang ditanya.

Penutup

Biaya sekolah yang semakin tinggi dari tingkat Taman Kanak-kanak sampai perguruan tinggi di Indonesia akhir-akhir terasa begitu memprihatinkan. Bagi penulis hal itu menjadi ironis dengan kenyataan bahwa dengan tinggal di Tokyo yang tahun ini kembali terpilih sebagai kota yang termahal di dunia ternyata mengantarkan untuk tidak sekedar lulus S1, namun juga S2 dan sekarang studi S3 tanpa biaya dari orang tua. Semoga anak-anak Indonesia mendapat haknya untuk bisa menikmati pendidikan dengan biaya yang terjangkau.

Bagi yg berminat studi lanjut (S2/S3) di Malaysia ada beberapa cara untuk mendapatkan financial support:

Research Assistant (RA)
Jalur ini bagi spv./calon spv. yang mempunyai proyek (IRPA atau swasta). Cara mengetahuinya dengan membuka website Universitas yg akan dituju (gunakan search engine/google etc.), kemudian cari faculty/department yg diminati. Biasanya juga ada informasi mengenai proyek2 yg sedang/akan dijalankan. Atau coba email lgs Prof. yg mempunyai kepakaran sesuai dg bidang yg diminati, ceritakan latar belakang akademik dan pengalaman anda, terus tanyakan kemungkinan mendapat RA/Scholarship bidang tsb. Tidak menutup kemungkinan Prof. akan mencarikan solusi atau menginformasikan rekan sejawat yg mempunyai proyek. Perlu diketahui bahwa untuk RA, umumnya pelajar menempuh studi by research/thesis atau kombinasi coursework & thesis.
Malaysia melalui beberapa forum juga menyediakan beasiswa untuk negara2 anggota ASEAN, OIC, atau lainnya seperti Malaysian Technical Cooperation Program (MTCP). Coba browse: http://www.epu.jpm.my/Bi/mtcp/MTCPFRAME.htm. Prosesnya melalui kedutaan/konsulat Mly di Indonesia.
Beasiswa dari universitas.
Beasiswa ini disediakan oleh masing-masing universitas, dan berbeda-beda bentuknya sesuai dengan kebijakan univ. Informasi bisa dilihat di website univ. Biasanya pada Graduate Institute/Center of Graduate Studies atau tanyakan langsung by email.
Sponsor-sponsor lain.
Coba browse kemungkinan lain untuk mendapat informasi beasiswa studi di Mly, spt yg ada di website Islamic Development Bank:
http://www.isdb.org/english_docs/idb_home/sac.htm

atau coba explore info yg ada di website:
http://www.studymalaysia.com/student/scholarship.php
Semoga ada pencerahan.

Salam

Anton Satria Prabuwono

Ini adalah kerjaan awal yang mesti dilakukan sebelum apply beasiswa manapun. Pemberi beasiswa banyak yang mengharapkan pelamar sudah mempunyai professor pembimbing, bahkan ada yang mengharuskan punya professor pembimbing sebelum melamar beasiswa. Cara mencari professor pembimbing mesti di sesuaikan dengan bidang saudara. Carilah di web URL universitas - universitas Jepang, meskipun banyak URL Universitas Jepang yang di tulis dengan tulisan Jepang, tetapi ada banyak juga URL Universitas Jepang yang di tulis dengan bahasa Inggris.

Untuk list alamat URL Universitas Jepang, lihat Daftar Universitas di Jepang . Selanjutnya setelah mendapatkan URL dan masuk ke web universitas, silahkan mencari daftar department yang ada di universitas tersebut dan carilah lab-lab yang ada di department tersebut. Di Jepang, nama laboratory adalah nama Professornya, seperti Tanaka Laboratory, Suzuki Laboratory, Kobayashi Laboratory dll. masing-masing laboratory mempunyai topik research macam macam. Dan disitulah saudara bisa menyesuaikan dengan minat riset dan bidang riset yang saudara ingin kerjakan nantinya. Jika saudara sudah merasa cocok dengan riset yang dilakukan di laboratory tersebut, saudara bisa menulis surat baik lewat e-mail, surat pos maupun fax ke Professor di lab tersebut.

Pekerjaan berat selanjutnya adalah, saudara mesti harus mempersiapkan bener bener bahasa yang baik, sopan santun dan grammar yang tepat untuk surat perkenalan pertama dengan Professor Jepang. Surat perkenalan ini bisa di tulis dengan bahasa Inggris, jika saudara belum menguasai bahasa Jepang. Perlu diingat bahwa orang Jepang adalah orang Timur yang masih memegang adat dan budaya sopan santun yang tinggi. Hal ini sangat berbeda sekali dengan orang orang Barat, yang “to the point”. Saudara mesti hati-hati dalam bersopan santun untuk menulis surat perkenalan ini.

Dalam surat perkenalan pertama, tulislah introduction tentang saudara, background saudara (seperti layaknya CV, tetapi lebih mengarah ke history of education, research yang pernah saudara lakukan, apa yang telah saudara raih dalam research tersebut, dan research apa yang saudara ingin kerjakan nantinya (yang menjadi impian saudara)).

Selanjutnya utarakanlah niat saudara untuk bergabung dengan laboratory tersebut, saudara berminat untuk mempelajari ini itu (mesti saudara kemukakan). Bikinlah upaya sang professor tertarik dengan research yang saudara ingin kerjakan nantinya. Hal ini tidaklah mudah, bagi orang - orang yang belum terbiasa melakukan riset. Tetapi bukankah kita semua pernah melakukan riset sewaktu pengerjaan skripsi / thesis.

E-mail selanjutnya terserah saudara, bagaimana saudara bisa meyakinkan professor Jepang, supaya beliau bersedia menerima. Pada dasarnya Professor Jepang tidaklah keberatan untuk menerima saudara, hanya apakah ada dana atau sponsor jika saudara bergabung ke labnya, itulah yang sering di tanyakan oleh Professor Jepang, jika anda mengungkapkan keinginan saudara untuk bergabung dengannya.

Untuk yang sedang akan apply beasiswa - beasiswa yang disediakan oleh foundation / organisasi, company swasta, pemda dll,(seperti beasiswa Panasonic/matsushita, hitachi, Okazaki, JICA, Inpex dll, lihat di (www.kamalindo.com) maka saudara bisa mengutarakannya dengan mudah, bahwa saudara akan test untuk mendapatkan beasiswa untuk melanjutkan kuliah di Jepang.

Selanjutnya saudara butuh rekomendasi dari Professor jepang. Kebanyakan Professor tidak keberatan pula untuk menuliskan rekomendasi dan mengirimkannya ke saudara. (surat rekomendasi berisi bahwa Professor tersebut bersedia menjadi pembimbing, dan professor tsb interest dengan riset yang saudara ajukan dll), isi dari surat rekomendasi ini tergantung professor, tidak ada format khusus yang mensyaratkannya.

Professor Jepang, lebih sering menulis surat rekomendasi ini dalam tulisan tangan (tulisan kanji, yang kita hampir tidak bisa membacanya, kecuali orang jepang asli). Surat rekomendasi yang telah saudara dapatkan, bisa saudara lampirkan dalam melamar berbagai beasiswa yang saudara ingin ikuti.

Jika hubungan saudara dengan Professor sudah sedemikian eratnya, saudara bisa meminta supaya beliau merekomendasikan saudara ke Monbusho = Depdikbud jepang, (lewat universitas Professor tersebut).

Informasi tambahan :

1. Masih banyak Professor Jepang yang tidak lancar berbahasa inggris sehingga ada kemungkinan surat - surat saudara tidak di balas. Sebenarnya bisa tetapi untuk membalasnya mereka butuh waktu, sehingga surat saudara tidak di tanggapi sama sekali.

2. Untuk Professor yang sangat sibuk sekali, surat surat saudara yang masuk kadang tidak di tanggapi/tidak di balas. Kalaupun di balas, entah berapa bulan kemudian. Untuk itu, jikalau belum ada balasan dari Professor, jangan kuatir, saudara bisa mencoba menulis ke Professor yang lain. Masih banyak Professor Jepang yang lainnya.

3. Rajin - rajinlah membuka web web universitas Jepang.

4. Usahakan dalam mencari professor pembimbing adalah dari Universitas negeri.

Beasiswa ini dinamakan Monbusho Research Student, sebab pada dasarnya beasiswa diberikan untuk program research student (program non gelar selama 1.5 atau 2 tahun saja, tergantung Monbusho recommended by Embassy atau recommended by University). Jadi penerima beasiswa ini pada awalnya diberikan hanya untuk 1.5 th atau 2 th buat Research Student (program Non Gelar). Tetapi selama 1.5 th atau 2 th itu jika penerima beasiswa bisa masuk program S2 ataupun S3, beasiswa akan diperpanjang dan statusnya jadi beasiswa S2 atau beasiswa S3.

Untuk mendapatkan beasiswa monbusho research student ini ada 2 macam :
1. Monbusho Recommended by Embassy (di Indonesia, dikenal dengan nama Monbusho G to G)
2. Monbusho Recommended by University (di Indonesia, dikenal dengan nama Monbusho U to U)

Untuk selanjutnya sebut aja beasiswa Monbusho G to G dan Monbusho U to U (tapi ingat istilah ini hanya ada di Indonesia).

Cara untuk mendapatkan beasiswa Monbusho Research Student :

1. Untuk mendapatkan beasiswa Monbusho G to G
Untuk mendapatkan beasiswa ini, pelamar bisa menghubungi Kedutaan Besar Jepang di Jakarta. Tetapi syarat mutlak yang mesti dipenuhi adalah bahwa pelamar harus statusnya PNS (pegawai Negeri Sipil) atau karyawan BUMN. Selain tersebut tidak bisa mendaftar. Pihak kedutaan besar Jepang telah bekerja sama dengan Pemerintah Indonesia (dalam hal ini pemerintah Indonesia memohon kepada pihak Kedutaan Jepang agar pelamar hanya diperbolehkan khusus untuk PNS atau karyawan BUMN). Sebenarnya Pihak Monbusho (Ministry of Education, Science, Sports and Culture JAPAN) tidak mensyaratkan demikian, hanya pemerintah Indonesia saja yang menginginkannya. Jadi kita tidak menjumpai syarat-syarat demikian di berbagai negara lain seperti : China, Korea, Malaysia. Thailand, Philipina, Perancis, Kroasia, German, USA, Inggris, Mesir, Iran dll.

Persyaratan lain, sistem seleksi diatur oleh masing-masing Kedutaan Besar Jepang di negara yang bersangkutan. Beasiswa Monbusho G to G ini untuk Indonesia quotanya sekitar 50 orang, dan biasanya jatah buat PNS dari Departemen Pendidikan (dalam hal ini dosen) sekitar 35 orang dan 15 orang dari Departemen lain atau dari BUMN. Bagi yang berhasil lulus atau berhasil mendapatkan beasiswa ini, maka penerima akan mendapatkan beasiswa research student selama jangka waktu 2 tahun (non gelar).

Dalam masa research student tersebut di universitas jepang yang dipilihnya, mereka sekolah bahasa jepang, dan persiapan untuk ujian masuk S2 bagi yang ingin melanjutkan program S2 dan ujian masuk S3 bagi yang ingin melanjutkan program S3. Ujian masuk universitas diatur oleh masing-masing universitas yang dipilih. Ada universitas jepang yang tiap setengah tahun ngadakan ujian masuk, ada juga setiap tahun sekali ujian masuknya. Jika dalam tahun pertama atau pertengahan tahun pertama saudara lulus ujian masuk S2 atau S3 maka status beasiswa research student yang masa waktunya masih lebih akan otomatis di cancel (dihentikan) dan saudara di daftar sebagai penerima beasiswa S2 (dua tahun lagi, buat yang akan masuk S2) dan S3 (tiga tahun lagi, buat yang akan masuk S3). Tetapi jika dalam masa research student tsb saudara gagal masuk ujian pertama, maka saudara bisa mengikuti ujian masuk ke dua dan ketiga sampai masa research habis. Jika sampai masa research student habis dan saudara belum bisa masuk ujian, maka saudara di pulangkan. Untuk yang masuk S2, setelah saudara menyelesaikan program Master, dan jika saudara berkeinginan untuk melanjutkan program S3 maka saudara bisa memperpanjang beasiswa itu untuk masuk program S3 (dan beasiswa akan diperpanjang lagi 3 tahun ke depan).
Informasi mengenai syarat-syarat beasiswa ini (silahkan klik disini).

2. Untuk mendapatkan beasiswa Monbusho U to U
Bagi yang bukan PNS atau karyawan BUMN, yang sudah jelas-jelas nggak bisa ikut Monbusho G to G, jangan kuatir ada cara lain untuk mendapatkan beasiswa Monbusho yaitu beasiswa Monbusho U to U (tapi ini istilah di Indonesia saja) untuk istilah di Jepangnya, Monbusho Recommended by University (artinya universitas Jepang merekomendasikan calon ke Monbusho). Sebenarnya rekomendation diberikan oleh Professor Jepang yang diteruskan ke Universitasnya dan Universitas merekomendasikan ke Monbusho.

Lalu bagaimana cara untuk mendapatkannya ?

Kontak salah satu Professor Jepang yang sesuai bidang anda, dan mulailah kenalan-kenalan baik lewat e-mail, surat pos, Facsimile, maupun telepon. Pertama katakan bahwa saudara tertarik/interest dengan research topik di lab. Profesor tersebut, dan katakan juga bahwa saudara pengen sekali gabung dengan lab. tsb untuk melanjutkan study master atau doktor. Dalam surat perkenalan pertama itu sedapat mungkin saudara menyertakan CV, ringkasan riset yang pernah saudara kerjakan dan rencana riset/tema riset yang ingin saudara lakukan. Setelah menjalin beberapa kali kontak dengan Professor (artinya kalau Professor sudah OK untuk menerima saudara) maka tanyakan ada kemungkinan dia mencalonkan (merekomendasikan ) orang asing untuk mendapatkan beasiswa Monbusho nggak. Saat saudara tanya tentang beasiswa Monbusho ke Professor tersebut, biasanya saudara di anjurkan untuk mengikuti Monbusho yang lewat Embassy di negara masing-masing, setelah saudara berhasil, saudara bisa ngontak Professor tersebut lagi untuk membimbing saudara. Memang jawaban seperti diatas sering sekali diucapkan oleh Professor Jepang.

Ada kemungkinan bahwa Professor sibuk dan nggak mau ngurus (sebab untuk apply monbusho recommended by university, Professor lah yang sibuk sekali mulai dari ngambil application ke Foreign Student Office di Universitasnya, terus Professor mengirimkan application itu ke calon mahasiswa, dan setelah diisi oleh calon mahasiswa, terus Professor memberikan application itu ke Foreign Student Office lagi setelah dia ngasih rekomendasi). Kemungkinan lainnya adalah bahwa Professor itu tidak tahu bagaimana cara apply Monbusho recommended by University, mereka hanya tahu cuman dari Embassy saja. Dalam hal ini Saudara harus dengan hati-hati menjelaskan bahwa Professor punya hak untuk merekomendasikan mahasiswa asing untuk mendapatkan beasiswa Monbusho dan bisa ditanyakan ke Foreign Student Office Universitasnya.

Dalam mengontak Professor Jepang usahakan Professor yang ada di universitas negeri. Universitas negeri dapat jatah beasiswa Monbusho besar sekali. Universitas-universitas negeri yang terkenal misalnya :
The University of Tokyo http://www.u-tokyo.ac.jp/
Tokyo Institute of Technology http://www.titech.ac.jp/
Kyoto University http://www.kyoto-u.ac.jp/
Tsukuba University http://www.tsukuba.ac.jp/
Osaka University http://www.osaka-u.ac.jp/
Nagoya University http://www.nagoya-u.ac.jp/
Tidak jarang juga Professor negeri yang tidak tahu tentang beasiswa Monbusho recommended by University.

Surat perkenalan pertama ke Professor Jepang kadang-kadang tidak di jawab. Banyak kemungkinannya, antara lain Professor tersebut tidak bagus Englishnya sehingga untuk membalas dalam bahasa Inggris dia butuh waktu lama, padahal dia sibuk sekali.
Kemungkinan lain di lab. Professor tersebut udah penuh, artinya tidak bisa menampung lagi mahasiswa baru. Tapi jangan kuatir masih ada ribuan Professor-professor yang tersebar di seluruh Universitas di Jepang, silahkan saudara mencoba untuk kontak ke
Professor lainnya.

Cara yang terbagus adalah jika kenalan dengan Professor Jepang dilakukan pada saat ketemu di Conference, Scientific meeting, Kunjungan-kunjungan lab, atau pas ada kerja sama sehingga Professor Jepang datang ke Indonesia. Kalau ada kesempatan seperti itu, bisa saudara manfaatkan sebaik-baiknya.

Jika semuanya udah OK, dalam arti Professor sanggup menguruskan beasiswa Monbusho, maka Professor lah yang sibuk. Mulai dari ngambil application di Foreign Student Office di Universitasnya, terus ngirim application itu ke saudara (setelah saudara isi lengkap, saudara diharapkan ngembalikan ke Professor lagi), terus Professor ngembalikan lagi application yang sudah saudara isi lengkap ke Foreign Student Office dengan Professor tsb menyertakan rekomendasi bahwa saudara diterima di lab-nya.

Akhirnya Foreign Student Office merekomendasikan candidate ke Monbusho. Setelah diproses oleh Monbusho hasil pengumumannya di beritahukan ke Universitas, dan Universitas memberitahu ke Professor bahwa calon yang direkomendasikan oleh Professor tsb berhasil. Barusan setelah itu Professor memberi tahu saudara. Segala urusan mengenai kedatangan dan penjemputan saudara di urus oleh Professor.

Setelah dapat pemberitahuan bahwa saudara dinyatakan sukses sebagai penerima beasiswa Monbusho, saudara akan mendapatkan sertifikat pernyataan bahwa saudara berhak menerima beasiswa Monbusho untuk research student selama 1.5 tahun. Setelah
mendapatkan beasiswa research student, maka proses berikutnya sama persis dengan beasiswa Monbusho G to G. Hanya waktu research student beasiswa monbusho U to U cuman 1.5 tahun.

Dalam masa research student tersebut saudara harus belajar bahasa jepang, dan persiapan untuk ujian masuk S2 bagi yang ingin melanjutkan program S2 dan ujian masuk S3 bagi yang ingin melanjutkan program S3. Ujian masuk universitas diatur oleh masing-masing universitas yang dipilih. Ada universitas jepang yang tiap setengah tahun ngadakan ujian masuk, ada juga setiap tahun sekali ujian masuknya. Jika dalam tahun pertama atau pertengahan tahun pertama saudara lulus ujian masuk S2 atau S3 maka status beasiswa research student yang masa waktunya masih lebih akan otomatis di
cancel (dihentikan) dan saudara di daftar sebagai penerima beasiswa S2 (dua tahun lagi, buat yang akan masuk S2) dan S3 (tiga tahun lagi, buat yang akan masuk S3).

Tetapi jika dalam masa research student tsb saudara gagal masuk ujian pertama, maka
saudara bisa mengikuti ujian masuk ke dua dan ketiga sampai masa research habis. Jika sampai masa research student habis dan saudara belum bisa masuk ujian, maka saudara di pulangkan. Untuk yang masuk S2, setelah saudara menyelesaikan program Master, dan jika saudara berkeinginan untuk melanjutkan program S3 maka saudara bisa memperpanjang beasiswa itu untuk masuk program S3 (dan beasiswa akan diperpanjang lagi 3 tahun ke depan).

Nah kesempatan ini, yang bisa di dapat oleh setiap orang tanpa kecuali (tidak harus PNS ataupun karyawan BUMN). Disamping tidak ada quota kita bisa meminta rekomendasi dari berbagai pilihan banyak Professor-Professor Jepang yang tersebar di seluruh universitas Jepang. Dan prosedur beasiswa ini tidak ada hubungannya dengan Kedutaan Jepang di Indonesia. Hanya saja jika saudara diterima beasiswa ini pihak kedutaan jepang mengharapkan saudara untuk melapor bahwa saudara di terima beasiswa monbusho.

Beasiswa Monbusho recommended by university di TOKYO INSTITUTE OF TECHNOLOGY (TIT) Ini adalah sebagai contoh cara apply beasiswa Monbusho U to U di TIT.
Formulir beasiswa monbusho U to U ini bisa di dapat di Foreign Student Office TIT sekitar bulan Desember, tetapi yang berhak mengambil hanya Professor TIT saja, mahasiswa tidak diperbolehkan. Formulir harus diserahkan ke Foreign Student Office TIT paling lambat 31 Maret, setelah formulir diisi lengkap oleh applicant dan sudah di kasih rekomendasi oleh Professor TIT. Penyerahan formulir ke Foreign Student Office hanya bisa dilakukan oleh Professor TIT. Aplicant tidak diperbolehkan menyerahkan application langsung. Pihak Foreign Student Office TIT akan merekomendasikan calon ke Monbusho sekitar pertengahan April. Monbusho akan menyeleksi dan menginformasikan ke Pihak Foreign Student Office TIT pada pertangahan Agustus. Awal Oktober calon mahasiswa diharapkan kedatangannya ke Jepang. Semua urusan eligibility untuk pengurusan VISA, tiket pesawat ke Jepang diurus semua oleh Foreign Student Office TIT.

Untuk universitas lain seperti The University of Tokyo, Kyoto University dll, deadline penyerahan application, pengumuman serta tata caranya berbeda dengan TIT. Setiap universitas punya aturan yang berbeda-beda.

Perbedaan Beasiswa Monbusho G to G dengan Monbusho U to U
1. Saat pengajuan (saat apply)
Untuk Monbusho G to G, pengajuannya di Kedutaan Jepang (Jakarta), proses seleksi di atur oleh pihak kedutaan Jepang. Syarat utamanya adalah harus PNS atau karyawan BUMN
Untuk Monbusho U to U, pengajuannya ke Professor Jepang dan diteruskan ke Universitas Jepang. Tidak ada persyaratan khusus untuk mendapatkan beasiswa ini (tidak harus PNS atau karywana BUMN).
2. Seleksi
Untuk Monbusho G to G, seleksi diadakan oleh kedutaan Jepang. seleksi tahap pertama penyeleksian dari dokumen-dokumen yang diserahkan pada saat aply, seleksi berikutnya adalah wawancara. Untuk Monbusho U to U, tidak ada sistem seleksi, jika Professor
sudah OK (dalam arti ngasih rekomendasi), maka universitas akan melanjutkan untuk merekomendasikan ke Monbusho. Tetapi jika di universitas tsb terlalu banyak permintaan dari Professor (jumlah Professor yang apply banyak) maka universitas mengadakan seleksi, biasanya seleksi di dasarkan pada kesenioritasan Professor. Untuk itu, usahakan nyari Professor yang senior, yang sudah Full Professor bukan yang Associate Professor. Hal ini untuk menjaga kemungkinan adanya kejadian diatas.
3. Jangka waktu research student
Untuk Monbusho G to G , jangka waktu beasiswa research student adalah 2 tahun
Untuk Monbusho U to U , jangka waktu beasiswa research student adalah 1.5 tahun
4. Pengurusan keberangkatan ke Jepang
Untuk Monbusho G to G, pengurusan keberangkatan ke Jepang di urus atau dibantu oleh pihak kedutaan Jepang. Kedatangan di Jepang di jemput dan diatur oleh AIEJ (Association International Education Japan).

Untuk Monbusho U to U, pengurusan keberangkatan ke Jepang di urus sendiri, tidak ada hubungan dengan kedutaan Jepang, hanya pihak kedutaan Jepang meminta laporan data tentang calon sebelum keberangkatan. Dan kedatangan di Jepang di jemput atau diurus oleh Professornya.

Persamaan Beasiswa Monbusho G to G dengan Monbusho U to U

Setelah sampai di Universitas Jepang, semua sama. Hak-hak yang diperoleh oleh penerima beasiswa monbusho G to G dengan hak yang diterima oleh penerima beasiswa monbusho U to U adalah sama. Hak-haknya antara lain :

1. Tiket pesawat pulang - pergi dari negara asal ke Jepang
2. Uang kedatangan pertama kali di Jepang sebesar 25.000 yen
3. Uang beasiswa perbulan 185.500 yen
4. Bebas biaya ujian masuk universitas, matrikulasi dan biaya kuliah
5. Tunjangan bagi yang tinggal di apartemen
6. Tunjangan untuk scientific meeting, travellling.

Perpanjangan beasiswa dari research student status ke program master atau doktor, dan juga perpanjangan beasiswa dari master ke doktor.